Laatst bijgewerkt op 21 augustus 2026

Privacyverklaring

Clubcom is de software waarmee je vereniging haar leden, communicatie, activiteiten en betalingen beheert. Deze verklaring legt uit welke gegevens daarbij verwerkt worden, waarom, hoe lang, met wie ze gedeeld worden, en wat je daaraan kan doen.

Wie is verantwoordelijk?

Je vereniging beslist welke gegevens ze bijhoudt en waarom. Zij is de verwerkingsverantwoordelijke, en is dus het eerste aanspreekpunt voor je vragen.

Clubcom levert het platform en verwerkt de gegevens uitsluitend in opdracht van je vereniging, volgens een verwerkersovereenkomst. Wij verkopen geen gegevens, gebruiken ze niet voor reclame, en koppelen geen verenigingen aan elkaar.

Clubcom is een product van VNDCK Consulting BV, Overes 95, 3990 Peer, België, ondernemingsnummer BE 0750.489.097. Privacyvragen: jente@vndck.be. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; dat is voor een organisatie van deze omvang niet verplicht.

Welke gegevens, waarvoor, en hoe lang?

Over de laatste kolom: je vereniging bepaalt hoe lang zij haar gegevens bijhoudt. Zij kan daar goede redenen voor hebben: een jubileum, een alumniwerking, weten wie ooit welke functie had. Clubcom verwijdert uit zichzelf nooit ledengegevens. Wat Clubcom wél zelf opruimt, is de technische kant van het draaien: dat staat er apart bij.

Waarvoor	Welke gegevens	Op welke grond	Hoe lang
Ledenbeheer	Naam, adres, e-mail, telefoon, geboortedatum, je profielfoto, groepen en functies, en wat je vereniging zelf toevoegt.	De lidmaatschapsovereenkomst met je vereniging.	Je vereniging beslist of ze je gegevens bewaart, bijvoorbeeld als oud-lid, of je verwijdert. Verwijdert ze je, dan zijn je gegevens dertig dagen later definitief gewist (of eerder, als zij een kortere termijn instelde).
Communicatie	Berichten, peilingen, en of je een bericht opende.	Gerechtvaardigd belang van de vereniging om haar leden te bereiken.	Berichten: je vereniging beslist. Leesbevestigingen ruimt Clubcom na twaalf maanden op.
Chat	Je berichten en reacties, de foto's en bestanden die je meestuurt, spraakberichten, en wanneer je voor het laatst iets zei.	Gerechtvaardigd belang van de vereniging bij onderling member tussen leden en leiding.	De berichten zelf staan bij de chatdienst en blijven zolang het gesprek bestaat; verlaat je de vereniging, dan verlies je de toegang. In de databank van Clubcom staat geen berichttekst, enkel wanneer er laatst iets gezegd is, voor de volgorde van je gesprekken en het aantal ongelezen berichten.
Activiteiten	Aanwezigheden, opmerkingen bij je antwoord, deelnamekosten.	De lidmaatschapsovereenkomst, en gerechtvaardigd belang bij de organisatie.	Je vereniging beslist.
Ledenrekening en betalingen	Bedragen, boekingen, opladingen en betaalreferenties.	Wettelijke plicht (boekhouding) en de overeenkomst met je vereniging.	Zeven jaar. Dat is een wettelijke plicht en staat niet ter keuze, ook niet bij een verzoek tot verwijdering.
Ticketverkoop	Naam en e-mailadres van de koper, naam op elk ticket, of het ticket gescand is.	De koopovereenkomst.	Je vereniging beslist. Zij kan instellen dat je naam en e-mailadres een aantal maanden na de activiteit verdwijnen, of ze bewaren zolang ze daar een reden voor heeft. Het bedrag blijft zeven jaar, zoals de boekhoudwetgeving vraagt.
Documenten	De bestanden die je vereniging deelt of die je zelf oplaadt, en wie ze opende.	Gerechtvaardigd belang van de vereniging.	Documenten: je vereniging beslist. Toegangslogs ruimt Clubcom na twaalf maanden op.
Meldingen	Een toestelcode voor pushmeldingen, een installatiecode van de app, en je meldingsvoorkeuren per vereniging en per groep.	Je eigen keuze om meldingen toe te laten, en gerechtvaardigd belang van de vereniging om haar leden te bereiken.	Tot je meldingen uitzet, je afmeldt, of de app van je toestel haalt. Je voorkeuren blijven bij je account zolang dat bestaat.
Aanmelden en beveiliging	E-mailadres, telefoonnummer, passkeys, aanmeldsessies, IP-adres en browsergegevens bij belangrijke handelingen.	Gerechtvaardigd belang bij een veilig platform, en wettelijke plicht om gegevens te beveiligen.	Clubcom ruimt dit zelf op: verlopen sessies na een maand, het logboek van wijzigingen na twee jaar.
Veiligheidsmeldingen	Je accountcode en de informatie die je zelf in een melding over kindveiligheid zet.	Gerechtvaardigd belang om gebruikers en minderjarigen te beschermen, en wettelijke plichten rond kindveiligheid.	Twee jaar na de afhandeling, of langer wanneer dat nodig is voor een onderzoek of wettelijke verplichting.
Productverbetering	Een interne accountcode, bezochte schermen, geslaagde handelingen en technische appgegevens zoals platform, appversie en besturingssysteem. Geen namen, e-mailadressen, telefoonnummers, bedragen, vrije tekst of inhoud van berichten en documenten.	Gerechtvaardigd belang om fouten en afhakers te vinden en Clubcom bruikbaarder te maken.	We bewaren ruwe gebruiksgebeurtenissen alleen zolang ze nodig zijn om gebruikstrends en verbeteringen te beoordelen; daarna verwijderen of aggregeren we ze.
AI-assistent	Je vraag, en de inhoud van je verenigingen die je zelf al mag zien: berichten, peilingen, activiteiten, documenten, je eigen aanwezigheden en betalingen, en het ledenboek als je vereniging dat heeft. Vraag je Coby iets in de algemene groepschat, dan gaan alleen clubbrede berichten, peilingen en activiteiten mee die iedereen in die chat mag zien. Van documenten gaan alleen in de privé-assistent passages mee, niet het hele bestand.	Gerechtvaardigd belang bij een bruikbare zoekfunctie. Je vereniging kan de assistent uitzetten.	We bewaren het gesprek niet; zie hieronder wat de AI-aanbieder ermee doet.

Je vereniging kan zelf extra velden aanmaken. Wat daarin staat, bepaalt zij. Vraag het haar als je wil weten waarom iets gevraagd wordt.

Vraag je om verwijdering, dan voert je vereniging dat uit en verdwijnen je gegevens echt: je fiche, de notities over jou, je aanwezigheden en je antwoorden op peilingen. Hangt er boekhouding aan je naam, dan blijft daar een bedrag zonder naam van over. Dat moet wettelijk zeven jaar bewaard blijven en kan dus niet mee verdwijnen.

Kinderen

Veel verenigingen werken met minderjarigen. Voor kinderen jonger dan dertien jaar geeft een ouder of voogd de toestemming, en die ouder beheert de gegevens van het kind in de app. In het ledenboek verschijnen minderjarigen nooit met contactgegevens, enkel met hun naam, en alleen als je vereniging het ledenboek aanzet.

In de chat gaat het verder. Een volwassene kan een lid jonger dan achttien niet apart aanschrijven: er ontstaat altijd een gesprek waar ook een ouder of voogd in zit, en iedereen in dat gesprek ziet wie er meeleest. Dat geldt in beide richtingen, ook wanneer het kind zelf begint. Is er niemand met eigen toegang aan het kind gekoppeld, dan kan het gesprek niet starten. Gesprekken tussen minderjarigen onderling staan standaard uit; een vereniging kan ze aanzetten. Groepsgesprekken en de algemene clubchat blijven gewoon toegankelijk, want daar kijken meerdere mensen mee.

Een ouder of voogd ziet in de app met wie zijn kind chat en wanneer er laatst iets gezegd is, maar niet de inhoud van die berichten. Wij halen die berichten daarvoor ook niet op. Zit de ouder zelf in het gesprek, dan leest hij uiteraard gewoon mee.

Een zorg over kindveiligheid kan rechtstreeks in de app worden gemeld via Profiel → Veiligheid melden. Lees ook onze kindveiligheidsnormen.

Wie ziet je gegevens?

Binnen je vereniging: het bestuur en de mensen met de juiste functie. Wat andere leden van je zien, bepaal je zelf in de app onder Profiel → Privacy: of je in het ledenboek staat, of je contactgegevens zichtbaar zijn, en of je verjaardag getoond wordt. Het bestuur ziet altijd je volledige gegevens.

Buiten je vereniging schakelen we deze dienstverleners in:

Wie	Waarvoor	Waar
Microsoft Azure	Hosting, databank, bestandsopslag, e-mail en pushmeldingen	Europese Unie (West-Europa)
Stripe	Betalingen. Stripe is voor de betaalgegevens zelf verantwoordelijk, niet Clubcom	Nederland
Ably	De chat: berichten, foto's, bestanden en spraakberichten worden via Ably afgeleverd en daar bewaard	Verenigd Koninkrijk en Verenigde Staten
Apple	Pushmeldingen naar de iPhone-app en tickets in Apple Wallet	Verenigde Staten, onder Apple's standaardbepalingen
Google	Pushmeldingen naar de Android-app	Verenigde Staten, onder standaardbepalingen
OpenRouter	De AI-assistent	Verenigde Staten
PostHog	Productanalyse van de apps en het beheerportaal, zonder sessie-opnames	Europese Unie (Frankfurt)

Over de AI-assistent

De assistent beantwoordt vragen over de verenigingen waar je lid van bent. Om dat te doen, sturen we je vraag en de inhoud die je zelf al mag zien naar OpenRouter in de Verenigde Staten: berichten, peilingen, activiteiten, passages uit documenten, je eigen aanwezigheden en betalingen en, als je vereniging een ledenboek heeft, de leden die je daar ook zelf kan opzoeken. Daar staan dus namen in.

Hij ziet nooit meer dan jij. Dezelfde regels die bepalen wat je in de app te zien krijgt, bepalen ook wat de assistent mag ophalen: staat het ledenboek uit, of heeft iemand zichzelf eruit gehouden, dan bestaat die persoon voor de assistent niet. Van kinderen komen nooit contactgegevens mee. Ben je beheerder, dan kan hij ook de beheercijfers ophalen waar je recht op hebt, zoals wie een bericht las, wie wat stemde en wie aanwezig was. Bij een anonieme peiling nooit namen.

Vermeld je Coby, onze AI-assistent, in de algemene groepschat met @coby, dan wordt je vraag zichtbaar in die chat en kan Coby daar antwoorden. Die groepsassistent krijgt een aparte, beperktere toegang: alleen clubbrede berichten, peilingen en activiteiten die elk lid van de chat mag zien. Hij krijgt geen gewone chatgeschiedenis, documenten, ledenlijst, contactgegevens, stemmen, aanwezigheden, inschrijvingen, taken, betalingen of beheercijfers. Voor persoonlijke vragen gebruik je de privé-assistent.

Van documenten vertrekt nooit het hele bestand. De tekst wordt op onze eigen servers in Europa uit het bestand gehaald en in stukken bewaard, zodat we erin kunnen zoeken; alleen de stukken die op jouw vraag passen gaan mee met de vraag. Om ook op betekenis te kunnen zoeken en niet enkel op woorden, gaat elk stuk bij het opladen één keer langs dezelfde AI-dienst, onder dezelfde voorwaarde: niet bewaren, niet mee bijleren. En uiteraard alleen documenten die jij zelf mag openen.

Bij elke vraag leggen we vast dat ze alleen behandeld mag worden door aanbieders die niets bewaren en er niet mee bijleren; voldoet er geen enkele aan die voorwaarde, dan gaat de vraag niet door. De assistent kan alleen opzoeken: hij stemt niet voor je, schrijft je nergens voor in en betaalt niets. Wij bewaren het gesprek met de privé-assistent niet. Dat staat enkel op je eigen toestel. Groepsvragen en antwoorden blijven, net als andere groepsberichten, in de chatdienst staan; onze databank bewaart daarvan alleen technische berichtcodes om dubbele antwoorden te voorkomen. Elke vereniging kan de assistent apart uitzetten; dan blijft ze volledig buiten beeld, ook als je bij je andere verenigingen een vraag stelt.

Hoe beveiligen we het?

Alle verkeer verloopt versleuteld, gegevens staan versleuteld opgeslagen, en betaal- en beveiligingssleutels zitten apart in een sleutelkluis. Elke vereniging staat strikt gescheiden van de andere: elke opvraging is gebonden aan één vereniging en aan de rechten van wie ze doet. Wie zich aanmeldt, kan dat met een passkey of met tweestapsverificatie beveiligen. Belangrijke wijzigingen worden bijgehouden in een logboek.

Je account verwijderen

Je verwijdert je Clubcom-account zelf in de app: open Profiel en kies onderaan Account verwijderen. Je hoeft daar geen reden voor te geven. Lukt het niet, mail dan jente@vndck.be en we doen het voor je.

Daarmee verdwijnen je aanmelding, je passkeys en aanmeldsessies, je profielgegevens, je profielfoto en je meldingsvoorkeuren, en verlies je de toegang tot elke vereniging waar je lid van was.

Wat je vereniging als ledenadministratie over je bijhoudt, verdwijnt daar niet vanzelf mee: zij beslist daarover, niet wij. Je fiche blijft bij haar staan zonder nog aan een account gekoppeld te zijn. Wil je ook dát weg, vraag het haar of mail ons. Dan brengen we je verzoek bij haar. Wat aan de boekhouding hangt, blijft zeven jaar bewaard als een bedrag zonder naam.

Je rechten

Inzage: Opvragen welke gegevens er over je bewaard worden.
Verbetering: Fouten laten rechtzetten. In de app pas je je eigen gegevens meteen zelf aan.
Wissing: Je gegevens laten verwijderen, behalve wat wettelijk bewaard moet blijven.
Overdraagbaarheid: Je gegevens in een leesbaar bestand krijgen om ze mee te nemen. Dat doe je zelf in de app onder Profiel → Privacy.
Bezwaar: Bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
Beperking: Vragen om de verwerking tijdelijk stil te leggen terwijl iets betwist wordt.

Richt je verzoek in de eerste plaats aan je vereniging. Zij beslist over je gegevens. Wij helpen haar daarbij, en je mag ons ook rechtstreeks membereren op jente@vndck.be. Je krijgt binnen een maand antwoord.

Ben je niet tevreden over hoe je verzoek behandeld wordt, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Cookies

We gebruiken geen advertentiepixels en volgen je niet over andere websites of apps. Clubcom gebruikt PostHog om in de eigen apps en het beheerportaal te meten welke schermen en functies gebruikt worden. We sturen daarbij geen inhoud, namen, contactgegevens, bedragen of locatie door en nemen geen sessies op. De technische identificatie blijft beperkt tot je interne accountcode. Cookies die het beheerportaal plaatst houden je aanmelding en, waar nodig, de eigen analysesessie in stand.

Wijzigingen

Verandert er iets wezenlijks, dan passen we deze verklaring aan en verwittigen we de verenigingen. De datum bovenaan zegt wanneer deze versie geschreven is.