CLUBCOMVersie 2026-08-01
Verwerkersovereenkomst
De afspraken tussen je vereniging en Clubcom over persoonsgegevens, zoals artikel 28 van de AVG vraagt. Je vereniging beslist wat er met de gegevens gebeurt; wij voeren uit. Deze tekst legt uit hoe.
Tussen wie
Je vereniging, de verwerkingsverantwoordelijke, en VNDCK Consulting BV (Clubcom), Overes 95, 3990 Peer, België, ondernemingsnummer BE 0750.489.097, de verwerker. Member: jente@vndck.be.
Deze overeenkomst wordt aanvaard door een beheerder van de vereniging bij het aanmaken ervan. Wij leggen vast wie ze aanvaardde, wanneer, en welke versie.
1. Waarover dit gaat
Je vereniging gebruikt Clubcom om haar leden, communicatie, activiteiten, documenten en betalingen te beheren. Daarbij worden persoonsgegevens verwerkt.
Je vereniging is de verwerkingsverantwoordelijke: zij beslist welke gegevens ze bijhoudt en waarom. Clubcom is de verwerker en verwerkt die gegevens uitsluitend om de dienst te leveren.
Deze overeenkomst geldt zolang je vereniging het platform gebruikt, en eindigt wanneer zij haar vereniging verwijdert.
2. Wij handelen alleen op jouw instructie
Clubcom verwerkt persoonsgegevens alleen zoals nodig om de dienst te leveren, en verder alleen op instructie van je vereniging. Het gebruik van het platform geldt als die instructie: de gegevens die je invoert, de berichten die je verstuurt en de instellingen die je kiest.
Wij verkopen geen gegevens, gebruiken ze niet voor reclame, koppelen geen verenigingen aan elkaar en trainen er geen AI-modellen mee.
Verplicht een wet ons toch tot een verwerking, dan verwittigen we je vereniging vooraf, tenzij die wet dat verbiedt.
Vinden wij dat een instructie in strijd is met de AVG, dan zeggen we dat.
3. Geheimhouding
Iedereen bij Clubcom die toegang heeft tot persoonsgegevens is tot geheimhouding gehouden, ook na afloop van zijn opdracht. Toegang wordt alleen verleend wanneer die nodig is voor onderhoud of ondersteuning.
4. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen zoals artikel 32 AVG vraagt. Die staan in bijlage 3 en kunnen wijzigen, zolang het beschermingsniveau minstens gelijk blijft.
5. Sub-verwerkers
Je vereniging geeft Clubcom algemene toestemming om sub-verwerkers in te schakelen. De actuele lijst staat op clubcom.app/subverwerkers.
Komt er een sub-verwerker bij of verandert er een, dan verwittigen we minstens 30 dagen op voorhand. Maakt je vereniging binnen die termijn gemotiveerd bezwaar en raken we er samen niet uit, dan mag zij de overeenkomst beëindigen zonder kosten.
Wij leggen elke sub-verwerker dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst, en blijven tegenover je vereniging aansprakelijk voor wat zij doen.
6. Doorgifte buiten de Europese Unie
De gegevens staan in de Europese Unie. Twee verwerkingen gebeuren buiten de EU: de pushmeldingen en Wallet-passen van Apple, en de AI-assistent.
Voor de AI-assistent gaat bij elke vraag de voorwaarde mee dat alleen aanbieders die niets bewaren en er niet mee bijleren de vraag mogen behandelen; voldoet er geen enkele aan, dan gaat de vraag niet door. Een vereniging die dit niet wil, zet de assistent uit in haar instellingen. Dan vertrekt er niets.
Voor deze doorgiftes gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
7. Rechten van betrokkenen
Krijgt je vereniging een vraag van een lid over inzage, verbetering, verwijdering, beperking, bezwaar of overdraagbaarheid, dan biedt het platform de middelen om die zelf te beantwoorden: gegevens aanpassen, een lid verwijderen, en de gegevens van een lid opvragen.
Komt zo'n vraag rechtstreeks bij ons binnen, dan sturen we die door naar je vereniging en beantwoorden we ze niet zelf.
Heb je meer hulp nodig, dan helpen we, in verhouding tot wat redelijk is.
8. Datalekken
Krijgen wij weet van een inbreuk op de beveiliging waarbij persoonsgegevens van je vereniging betrokken zijn, dan verwittigen we je zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 48 uur, met wat we op dat moment weten: wat er gebeurde, welke gegevens het betreft, welke gevolgen we verwachten en wat we eraan doen.
Je vereniging beslist zelf of zij de Gegevensbeschermingsautoriteit en de betrokkenen verwittigt; wij bezorgen de informatie die zij daarvoor nodig heeft.
9. Effectbeoordelingen
Moet je vereniging een gegevensbeschermingseffectbeoordeling of voorafgaande raadpleging doen, dan geven wij de informatie over onze verwerking die daarvoor nodig is.
10. Wat er met de gegevens gebeurt op het einde
Je vereniging beslist zelf wanneer ze stopt. Zolang de vereniging bestaat, blijven haar gegevens staan; wij verwijderen niets op eigen initiatief.
Verwijdert een beheerder de vereniging, dan is ze meteen gesloten en worden alle gegevens 30 dagen later definitief gewist: leden, documenten, bestanden, agenda, berichten en boekhouding. In die 30 dagen kan de vereniging heropend worden en kunnen gegevens nog geëxporteerd worden.
Automatische back-ups verdwijnen binnen de bewaartermijn van de hostingpartij. Een hersteld back-upbestand wordt nooit gebruikt om gewiste gegevens terug te zetten.
11. Aantonen en nakijken
Wij geven je vereniging op verzoek de informatie die nodig is om aan te tonen dat deze verplichtingen nagekomen worden.
Je vereniging mag een audit laten uitvoeren, hoogstens één keer per jaar, met redelijke aankondiging en tijdens kantooruren, en telkens wanneer een toezichthouder daarom vraagt. De kosten daarvan draagt de vereniging, tenzij de audit een wezenlijke tekortkoming aan onze kant blootlegt.
12. Wijzigingen
Wijzigt deze overeenkomst wezenlijk, dan verwittigen we je vereniging en vragen we haar de nieuwe versie te aanvaarden. Het versienummer bovenaan zegt welke versie geldt.
Bijlage 1: wiens gegevens, en welke
| Wie | Welke gegevens |
|---|---|
| Leden en oud-leden | Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en -plaats, geslacht, taal, beroep, werkgever, functies en groepen, en de eigen velden die de vereniging zelf aanmaakt. |
| Ouders en voogden | Naam en contactgegevens, en de koppeling met het kind waarvoor zij handelen. |
| Kinderen | Dezelfde gegevens als bij leden. Hun contactgegevens verschijnen nooit in het ledenboek. |
| Beheerders | Aanmeldgegevens, gekozen aanmeldmethodes, en het IP-adres en de browsergegevens bij ingrijpende handelingen. |
| Kopers van tickets | Naam en e-mailadres, de naam op elk ticket, en of het ticket gescand is. Ook van mensen die geen lid zijn. |
Het platform vraagt zelf geen bijzondere categorieën van gegevens (zoals gezondheid of levensbeschouwing). Een vereniging kan die wél in een vrij tekstveld of een eigen veld zetten. Doet zij dat, dan beslist zij daarover en gelden de strengere regels van artikel 9 AVG voor haar.
Bijlage 2: waarvoor
- Ledenbeheer: bijhouden wie lid is, met welke functie en in welke groep.
- Communicatie: berichten en peilingen versturen, en bijhouden wie ze opende.
- Activiteiten: uitnodigen, aanwezigheden bijhouden en deelnamekosten aanrekenen.
- Documenten: bestanden delen met de juiste mensen, en bijhouden wie ze opende.
- Ledenrekeningen en betalingen: saldo's, opladingen en aanrekeningen.
- Ticketverkoop: bestellen, betalen, tickets uitgeven en scannen aan de deur.
- Aanmelden en beveiliging: toegang verlenen en misbruik tegenhouden.
- De AI-assistent, zolang de vereniging die aan laat staan.
Bijlage 3: beveiligingsmaatregelen
- Versleuteld verkeer (TLS) en versleutelde opslag bij de hostingpartij.
- Strikte scheiding per vereniging: elke opvraging is gebonden aan één vereniging en aan de rechten van wie ze doet.
- Een rechtenraamwerk met negen domeinen en drie bereiken, centraal afgedwongen, niet per scherm opnieuw bedacht.
- Passkeys en tweestapsverificatie als extra accountbeveiliging; beheerrechten worden centraal per vereniging afgedwongen.
- Betaal- en beveiligingssleutels in een aparte sleutelkluis, gescheiden van de databank.
- Een logboek van wijzigingen, met wie wat wanneer aanpaste.
- Automatische back-ups bij de hostingpartij, binnen de Europese Unie.
- Beperkte toegang voor medewerkers van Clubcom, alleen wanneer nodig voor onderhoud of ondersteuning.
Bijlage 4: sub-verwerkers
De actuele lijst, met wat ze doen en waar ze staan, houden we bij op clubcom.app/subverwerkers. Wijzigingen kondigen we 30 dagen op voorhand aan.
Bijlage 5: bewaartermijnen
Je vereniging bepaalt hoe lang zij haar gegevens bijhoudt. Wat Clubcom zelf opruimt, en de termijnen die daarbij horen, staan in de privacyverklaring en in de instellingen van je vereniging onder Gegevens en bewaren.